Puhutaanpa hieman työstä ja työtiloista.
Ennen koronaepidemiaa etätyötä tehtiin vähän ja joissain yrityksissä ei laisinkaan. Toimistot olivat joko avokonttoreita tai koppikonttoreita tai niiden sekoituksia.
Koronaepidemia sai aikaan ison muutoksen sekä työtavoissa että tiloissa. Kotiin komennetut työntekijät rakensivat eriskummallisia työpisteitä kellareihin, ullakoille ja keittiön tai olohuoneen nurkkiin. Pullakahvipalaverit tyylikkäissä kokoushuoneissa vaihtuivat Teams-tapaamisiin kauluspaita päällä ja verkkarit ja villasukat jalassa.
Kun Covid-rajoitukset viimein hellenivät ja väki sai palata töihin, riemuhuutoja ei kuulunutkaan. Etätyöhön tottunut väki ei välttämättä halunnutkaan laahustaa takaisin työpaikalle. Ehkä kaikki eivät halunneet enää tehdä edes töitä, mutta se lienee toisen artikkelin aihe.
Hämmentyneet työnantajat kehittivät avuksi sääntöjä.
Maksimissaan kolme etäpäivää viikossa. Viikko kuukaudessa etänä. Työntekijän on päästävä kahden tunnin sisällä toimistolle, jos tilanne sitä vaatii. Joka maanantai kaikki yhteiseen palaveriin toimistolle. Pizzaperjantait byroolla.
Kun sumu hälveni, työnantajien päässä alkoi risteillä uusia kysymyksiä.
Miten rakentaa työpaikan yhteishenkeä, jos kaikki tekevät työtä eri puolilla kaupunkia? Mitä tehdä kalliille puolityhjälle toimistolle? Annetaanko siitä puolet pois?
Pitääkö porukka pakottaa tai suostutella porukka takaisin työpaikalle ja miten? Muutetaanko avokonttori koppikonttoriksi vai toisinpäin? Pitäisikö meidän rakentaa toimistosta houkutteleva elämyskeskus vai tehdä jotakin ihan muuta?
Avokonttori tukee avointa kanssakäymistä
Kun olin vielä palkkatyössä, pidin tavallaan avokonttoreista. Olin tottunut avokonttorielämään mainostoimistomaailmassa ja jos olisi pitänyt valita avokonttorin ja koppikonttorin välillä, olisin valinnut ehdottomasti ensimmäisen.
Avokonttorit ovat nimensä mukaisesti avoimia ja avoin tarkoittaa yleensä avaraa. Avokonttorit luovat yhteisöllisyyttä. Ne poistavat hierarkioita. Ne lisäävät sosiaalista kanssakäymistä työkavereiden välillä.
Avokonttoreissa asiat on helpompi ja nopeampi hoitaa. Voit koska vaan kalppia toisen luo pitämään pikapalaverin tai huikata työkaverille mieleen äkisti tupsahtaneen idean. Voit koska vaan käydä “lainaamassa” kaverin nitojan (ellei ikävä tyyppi ole sitonut sitä pöytäänsä kiinni) tai selvittää yhdellä huudolla, mistä läppärin napeista piti painaa, jotta saa tehtyä ruudunkaappauksen. Kaiken lisäksi kuulet muiden puhelut ja he sinun, ratkot sitten perheriitaa tai neuvottelet pomon kanssa. Joka tapauksessa avoin tiedonkulku taastusti paranee.
Juuri tällä sosiaalisella kanssakäymisellä avokonttoreita on aikanaan markkinoitu työnantajille ja työntekijöille.
Mutta ei.
Juuri tämä kaikki on kiellettyä useimpien avokonttorien pelisäännöissä. Ei pikapalavereja työpisteiden ympärillä. Ei työvälineiden lainaamista ilman haltijan suostumusta. Ei huutelua ja kyselyä yli pöytien. Eikä varsinkaan kamalia soittoääniä ja puhelimessa kalkatusta niin, että joku saattaa häiriintyä. Kuulokkeet korville, kun puhut puhelimeen.
Mitä mitä häh? Miksi avokonttoreita tehdään, jos siellä on elettävä koppikonttorin ehdoillla?
Avokonttorissa keskittyminen voi kärsiä
Tutkijat ovat yksimielisiä siitä, että vaikka avokonttoreissa on hyvätkin puolensa, paljon on myös huonoja. Jutustelua kyllä tapahtuu, mutta se jää helposti pinnalliseksi hölinäksi. Avokonttorit ovat useimmiten meluisia ja levottomia. Ne altistavat asukkaansa liialle ärsykkeiden tulvalle. Tutkimuksissa avokonttoreiden työntekijät kärsivät muita enemmän stressistä, keskittymishäiriöistä, ajatuksen katkeilusta ja muistihäiriöistä.
Työympäristön meteli näyttäisi vaikuttavan myös motivaatioon. Time-lehti kertoi aikoinaan tutkimuksesta, jossa kaksi ryhmää toimistotyöläisiä oli laitettu ratkomaan kolmeksi tunniksi palapelejä. Ryhmille ei kerrottu, ettei palapeleihin ollut ratkaisua. Toinen ryhmä teki työtä yksin ja hiljaisuudessa. Toinen ryhmä tilassa, jossa kuului avokonttorin normaalia äänimaailmaa. Toinen ryhmä luovutti miltei heti, toinen jatkoi kolmen tunnin ajan uskoen löytävänsä ratkaisun. Arvaat varmaan, kumpi oli kumpi.
Mitä enemmän luovuutta, analyyttisyyttä tai keskittymiskykyä työ vaatii, sitä hankalampaa sitä on tehdä avotilassa, mikäli siellä työskentelee samaan aikaan muita. Yleensä siellä työskentelee muita, sehän on koko avotilan idea.
Keskittymiskykyä pitää varjella
Keskittymiskyky on yksi tärkeimmistä ihmislajin ominaisuuksista – ja myös uhanalaisin.
Kalifornian yliopiston Interruption Science-yksikön johtaja Linda Mark selvitti jo vuonna 2013, miten usein jokin ulkopuolinen häiriötekijä keskeyttää työpaikalla tietotyöläisen ajatuksen. Vastaus oli keskimäärin joka kolmas minuutti. Tietotyöläisen keskittymiskyvyn palautumiseen häiriön jälkeen meni sen sijaan n. 23 minuuttia ja 40 prosenttia työntekijöistä ei palannut keskeytyksen jälkeen enää tekeillä olleeseen tehtäväänsä.
Ei tarvitse olla Einstein arvatakseen, miten keskittymiskyvyttömyys vaikuttaa työn tuottavuuteen, innovatiivisuuteen ja tarkkuuteen. Keskittymiskyvyn puute ei johdu tietenkään pelkästään avokonttoreista. Vaikka alituisesti kilahtelevat sähköpostit, somepäivitykset ja digitaaliset uutislähetykset edistävät parhaimmillaan tiedonkulkua, pahimmillaan ne tekevät meistä aikuisista adhd-lapsia, jotka yrittävät olla kaikenaikaakaikkiallakaikkienkanssa, kuten aikanaan Elisan kauhumainoksessa sanottiin.
Monet työtiloja tutkineet sanovatkin, että yritykset eivät osaa mitata työtilojen hyötyjä vielä tuottavuudessa tai työtyytyväisyydessä, vaan pelkästään kustannuksissa. Kun koppikonttorissa yksi ihminen vei monta neliötä, avokonttorissa uurastajalle pitää varata vain pöydänkulma. Kustannussäästöt ovatkin olleet todellisuudessa suurin syy avotilojen suosioon.
Koppikonttoreihinkaan ei tosin kannata palata. Siellä ihmiset pystyvät keskittymään, mutta siihen se sitten jääkin. Ei tule hassuja ideoita, ei sparrausta, ei sosiaalista kanssakäymistä. Vaikka toisen koppiin voisi mennä helposti pitämään pikapalaverin tai lainaamaan salaa nitojaa, sitä ei tule tehtyä, koska sehän on toisen oma koppi. Kynnys mennä toisen reviirille kasvaa liian suureksi.
Työtä tehdään suihkussa ja sohvannurkassa
Amerikkalainen designfirma Gensler tutki aikoinaan viiden vuoden ajan erilaisia yrityksiä löytääkseen sellaisia työtapoja ja tiloja, jotka korreloisivat eniten yrityksen menestyksen, työtyytyväisyyden ja tehokkuuden kanssa.
Mullistava lopputulema oli, että yrityksen menestykseen, työtyytyväisyyteen ja työtehoon eniten vaikuttava asia ei ollutkaan työntekijöiden yhteistyön määrä ja laatu. Suurin vaikutus oli sillä, miten hyvin yksittäiset ihmiset saivat hoidettua keskittymistä vaatineet työnsä.
Keskittymisen mahdollistava työympäristö ja hyvä yhteistyö työtoverien kanssa kulkivat kuitenkin käsi kädessä: Työntekijöiden keskittymisen helpottaminen auttoi parantamaan yhteistyötä työpaikalla ja päinvastoin.
Parhaissa työtiloissa oli huomioitu erilaisten työtehtävien erilaiset tarpeet. Parhaiten menestyneiden yritysten työtilat pitivät Genslerin raportin mukaan sisällään sekä hiljaisia kaikkien saatavilla olevia työtiloja että yhteisöllisiä alueita. Työntekijät saivat valita vapaasti, missä halusivat milloinkin työskennellä ja miten kauan. Lisäksi työntekijöille tarjottiin aktiivisesti mahdollisuutta etätyöhön. Läppärin kanssa sai mennä vaikka laiturille. Vapaus oli valttia.
Etätyön hyvät ja huonot puolet
Jos työntekijän työ vaatii keskittymistä eikä hänellä ole työpaikalla työrauhaa, mutta kotitoimistolla on, lienee yrityksen edun mukaista, että hän saa halutessaan tehdä töitä ainakin osin etänä.
Maailmalla tehdyt tutkimukset antavat kuitenkin hieman ristiriitaisia tuloksia etätyön vaikutuksesta työn tuottavuuteen.
Näyttää siltä, että etätyöntekijät ovat keskimäärin tuottavampia kuin perinteisissä toimistoympäristöissä työskentelevät kollegansa. Yhdessä tutkimuksessa havaittiin myös, että etä- ja hybridityöntekijät ovat hitusen onnellisempia kuin toimistoympäristössä työskentelevät ja he pysyvät todennäköisemmin työssään pidempään.
Näyttää kuitenkin siltä, että vaikka etätyössä suorituskyky parantuisi yksilötasolla, tiimitasolla tilanne on toinen. Vsirtuaalitiimien on haastavampaa olla tehokkaita kuin kasvokkain toimivien tiimien.
Etätyön salliminen ei myöskään takaa työhyvinvointia. Gallupin tutkimuksen mukaan hybridi- tai etätyötä tekevät työntekijät kokevat enemmän stressiä ja vihan tunteita verrattuna kuin perinteisissä työympäristöissä työskentelevät kollegansa. Perinteisissä työympäristöissä esimieheltä ja työkavereilta saa ilmeisesti enemmän apua ja sosiaalista tukea.
Työ vaatii tekijöitä, muttei tietynlaista työtilaa
Moderneissa yrityksissä kysymys ei ole kuitenkaan enää vain työtiloista vaan asenteesta koko työntekoon.
Eihän se työ toimistotilaa vaadi. Eikä kellokortteja. (Tiedän kyllä, että viranomaiset vaativat työajan seurantaa, mutta ehkäpä hekin lukevat tämän kirjoituksen) Nykyteknologia mahdollistaa toimisto- ja tietotyön missä tahansa, minne saadaan sähköä ja verkkoyhteys. Työtä voi myös tehdä teknisesti milloin tahansa.
Parhaat ideat ja fiksuimmat suunnitelmat syntyivät ennen Covidiakin usein ihan muualla kuin työpöydän ääressä. Työhön liittyvät haasteet saattavat muhia ja muhia päässä viikkoja, kunnes menet eräänä aamuna suihkuun ja simsalabim, ne ovat muuntuneet ratkaisuksi. Työtä tehdään unissa, lenkillä ja suihkussa.
Tiimitkin voivat teoriassa kokoontua missä vaan. Kun vedin pankin markkinointia, pidimme tiimini kanssa tehokkaita ja antoisia tiimipäiviä välillä toistemme kodeissa, Kauniina kesäpäivänä saatoimme pitää palaverin puistossa tai kahvilassa.
Monet muutkin työt voi teoriassa hoitaa mistä vaan. Esimerkiksi verkkopalveluyhtiö Elisa tarjosi vuosia ennen Covidia puhelinpalvelussa toimivalle henkilöstölleen mahdollisuuden hoitaa työtään halutessaan etänä. Ihmiset arvostivat vapautta valita työtilansa itse ja kas kummaa, kaikki työn tuloksellisuutta kuvaavat mittarit kohosivat.
Uutena henkilöstöetuna vapaus
Kansainväliset teknologiayritykset käyvät kovaa kisaa parhaasta työvoimasta. Siinä kisassa inspiroivilla työtiloilla ja perinteisillä henkilöstöeduilla ei viellä pötkitä pitkälle.
Uusina henkilöstöetuina ovatkin työn vapaus ja yrityksen vastuullisuus.
Googlen työntekijät saavat edelleen käyttää 20 % palkallisesta työajastaan muihin kiinnostaviin projekteihin tai harrastuksiin. Yksi arkipäivä viikossa omiin juttuihin.
Basecamp tarjoaa henkilökunnalleen kesäisin neljäpäiväisen työviikon täydellä palkalla. Tämä malli sopisi Suomeenkin, jossa kauniit kesäpäivät ovat harvinaista herkkua ja pitkät pimeät ja kylmät talvet sopivat hyvin työntekoon.
Salesforce innostaa ja sitouttaa henkilöstöään sosiaaliseen vastuullisuuteen. Yritys tarjoaa työntekijöillleen vuodessa kuusi päivää palkallista vapaaehtoistyötä ja antaa heille 1000 dollaria vuodessa lahjoitettavaksi haluamaansa hyväntekeväisyyskohteeseen.
Virginin perustaja Richard Branson antoi jo vuonna 2014 palkallisille työntekijöilleen vapauden pitää lomaa koska ja miten paljon haluavat, kunhan työt tulevat tehdyksi.
Richardin idea oli tosin kopioitu Netflixiltä, jossa vapaaseen lomaoikeuteen oltiin päädytty jo aiemmin, kun työntekijät olivat kysyneet, miten työnantaja voisi kompensoida omalla ajalla tehdyt lukuisat työtunnit.
Vapaa lomaoikeus kertoo työntekijöille, että heidän hyvinvoinnistaan välitetään ja heidän työmoraaliinsa ja tuottavuuteensa luotetaan. Sen uskotaan paitsi houkuttelevan työntekijöitä, myös lisäävän heidän hyvinvointiaan, tuottavuuttaan ja työtyytyväisyyttään. Useimmiten se näin tekeekin.
Ei kuitenkaan aina.
Sanotko nyt mielessäsi, että arvasin? Jotkut työntekijät ovat pistäneet ranttaliksi ja viettäneet palmusaarella kuukausia ja pomot ovat olleet kauhuissaan.
Ei suinkaan.
Ongelma on ollut se, että kun lomapäivien määrää ei ole kirjattu mihinkään, jotkut työntekijät eivät ole pitäneet lomaa lainkaan. Jotkut eivät ole ehkä uskaltaneet, jotkut eivät ehtineet lomailla työkiireiltään, jotkut ovat halunneet näyttäytyä ahkerina työn sankareina. Joillakin ei ehkä ole ollut ketään, kenen kanssa lomaa pitäisi tai mitään, mitä lomalla tekisi.
Työntekijät ovat usein kunnollisempia ja tunnollisempia kuin luulemme. Kehitysehdotuksena olisikin asettaa jokaiselle vapaan lomaoikeuden piirissä olevalle työntekijälle minimimäärä vuosilomaa, joka jokaisen on pidettävä. Ilman lomapäiviä paraskaan työn sankari ei pysty huippusuorituksiin.
Miten ja missä teillä tehdään työtä?
Miten teknologiayritysten oppeja työntekijöiden vapauden ja työhyvinvoinnin lisäämisestä voisi soveltaa Suomeenkin?
Miten niitä voisi soveltaa muillekin aloille ja muihinkin kiireisiin, stressaaviin ja vaativiin työtehtäviin?
Millä keinoin saataisiin lisää hyvää ja motivoitunutta työvoimaa vaikkapa työvoimapulasta kärsivään Suomen sairaan- ja vanhustenhoitoon?
